Almost all documents should be scanned and stored digitally, with only a handful of originals kept physically, such as notarial deeds, loan contracts, and rental agreements with deposit records.
Each property gets its own folder with consistent subfolders like Ankauf, Finanzierung, Fotos, Mieter, Objektunterlagen, Sanierung/Reparaturen, Steuer, and Verwaltung, so documents can be found quickly without searching.
The folder system needs to be adjusted depending on whether you own a condominium or a multi-family house, and whether you self-manage or use a property manager, since the relevant document types differ.
Having all financing and property documents immediately accessible means you can quickly apply for new loans or respond to purchase opportunities without delays caused by missing paperwork.
A complete and well-organized record of renovations and repairs allows you to prove value-adding work to future buyers and provide a full data room, which can support a higher sale price.
For each property you own, set up subfolders named: Ankauf, Bank/Finanzierung, Fotos, Mieter/Mietverhältnisse, Objektunterlagen, Sanierung/Reparaturen, Steuer, and Verwaltung. This structure lets you locate any document instantly when applying for financing, raising rents, or preparing tax returns.
If you self-manage a multi-unit building, create individual subfolders inside Verwaltung for each supplier and contractor (e.g., Strom, Wasser, Hausmeister) so contracts and invoices are grouped by relationship rather than mixed together.
Maintain the folder system throughout ownership so that when you sell, you can provide buyers with documented proof of all value-adding renovations and a full set of records, which supports the highest possible sale price and speeds up due diligence.
mindmap
root((Immobilien Ordnersystem))
Digital vs. Physisch
Alles einscannen
Originale nur ausnahmsweise
Notarurkunden & Kreditverträge
Digitale Ordnerstruktur
Ankauf & Finanzierung
Fotos & Objektunterlagen
Mieter & Verwaltung
Sanierung & Steuer
Anpassung nach Objekttyp
Eigentumswohnung
Mehrfamilienhaus
Selbst- vs. Fremdverwaltung
Finanzielle Handlungsfähigkeit
Schnell neue Kredite beantragen
Kaufchancen sofort nutzen
Verkaufsvorbereitung
Sanierungen nachweisen
Vollständiger DatenraumImmobilien_Portfolio/
│
└───Objekt_Musterstrasse_12/
│
├───01_Ankauf/
│ Kaufvertrag_notariell.pdf
│ Maklervertrag.pdf
│ Rechnungen_Anschaffungskosten.pdf
│ Gutachten_Bausubstanz.pdf
│ Expose_Original.pdf
│ Notizen_Kaufverhandlung.txt
│
├───02_Bank/
│ └───Kto-Auszuege/
│ 2025-01_Kontoauszug.pdf
│ 2025-02_Kontoauszug.pdf
│
├───03_Finanzierung/
│ Darlehensvertrag_Bank_A.pdf
│ Grundschuldbestellung.pdf
│ Zinsbescheinigungen_jährlich.pdf
│ Berechnungen_Tilgungsplan.xlsx
│ Notizen_Anschlussfinanzierung.txt
│
├───04_Fotos/
│ ├───Innen/
│ │ ├───WE_1/
│ │ └───WE_2/
│ ├───Aussen/
│ └───Tiefgarage/
│
├───05_Mieter/
│ ├───Stellplatz/
│ ├───TG-Platz/
│ └───Wohnung/
│ └───2020-02_Mueller/
│ Bewerbung_und_Selbstauskunft.pdf
│ Mietvertrag_unterzeichnet.pdf
│ Uebergabeprotokoll.pdf
│ Wohnungsgeberbestaetigung.pdf
│ Mieterhoehungen_Zustimmungen.pdf
│ Korrespondenz_Mieter.pdf
│ Kautionsunterlagen.pdf
│
├───06_Objektunterl/
│ ├───GR_u_Wohnfl/
│ │ Grundriss_EG.pdf
│ │ Wohnflaechenberechnung.pdf
│ ├───TE_u_Nachtraege/
│ │ Teilungserklaerung.pdf
│ ├───Grundsteuer/
│ ├───Grundbuecher/
│ ├───Versicherungen/
│ │ Gebaeudeversicherung_Police.pdf
│ │ Haftpflichtversicherung.pdf
│ ├───Flurkarte.pdf
│ ├───Energieausweis.pdf
│ ├───Baugenehmigung.pdf
│ └───Erschliessungsbescheide.pdf
│
├───07_Sanierung/
│ ├───2024/ <-- Rechnungen Kleinreparaturen (Gebäude)
│ ├───2025/
│ ├───2026/
│ ├───WE_1/ <-- Modernisierungen pro Einheit
│ ├───WE_2/
│ └───Gebaeude/ <-- Größere Maßnahmen (Dach, Fassade)
│
├───08_Steuer/
│ ├───2024/
│ │ Vermieterliste_Einnahmen_Ausgaben.xlsx
│ │ Anlage_V_Formular.pdf
│ │ Freibetraege_Antraege.pdf
│ ├───2025/
│ └───2026/
│
└───09_Verwaltung/
├───2024/
│ Korrespondenz_Verwalter.pdf
│ ETV_Einladung_2024.pdf
│ WEG_Abrechnung_2024.pdf
├───2025/
├───2026/
│ Wirtschaftsplan_2026.pdf
├───ETV-Protokolle/
├───Verwaltervertrag/
└───Versorger/
Strom_Allgemein.pdf
Wasser_Abwasser.pdf
Muellabfuhr.pdf
Unbedingt im Original aufbewahren:
### 1. Notarielle Urkunden
Diese sind das Herzstück deines Eigentums. Ein Scan beweist zwar, dass sie existieren, aber im Ernstfall zählt das Siegel.
- **Kaufvertrag:** Deine Basis für alles.
- **Grundschuldbestellung:** Diese Urkunde ist für die Bank die Sicherheit. Wenn du das Darlehen später ablöst, bekommst du diese oft im Original zurück (Löschungsbewilligung).
### 2. Finanzierungsunterlagen
- **Kreditvertrag:** Das Original-Exemplar deiner Bank mit allen Unterschriften.
- **Zinsbescheinigungen (optional):** Oft reichen Scans für das Finanzamt, aber viele behalten das letzte Original-Schreiben für die Anschlussfinanzierung im Ordner.
### 3. Mietverhältnis-Dokumente
Hier geht es um Beweiskraft vor Gericht, falls es mal zum Streit kommt.
- **Mietvertrag:** Unbedingt das vom Mieter unterschriebene Original aufbewahren.
- **Kautionsunterlagen:** Sparbücher, Bankbürgschaften oder Verpfändungserklärungen. Ohne das Original kommst du oft nicht an das Geld ran.
- **Zustimmungen zu Mieterhöhungen:** Falls der Mieter schriftlich (per Post) zugestimmt hat, ist dieses Original Gold wert.
### 4. Sonstige wichtige Papiere
- **Teilungserklärung:** Heiko bewahrt sie im Original auf, auch wenn es kein absolutes Muss ist. Sie ist die "Verfassung" deiner Eigentumswohnung.
- **Baugenehmigungen / Abnahmebescheinigungen:** Besonders bei älteren Häusern oder Eigenbauten sind diese Dokumente im Original bei einem späteren Verkauf sehr wertvoll für die Käuferbank.